Tietosuojaseloste
Äidinkielen opettajain liitto ry:n tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Äidinkielen opettajain liitto ry, Mariankatu 7 C 1, 00170 Helsinki
Yhteyshenkilö: toiminnanjohtaja Sari Hyytiäinen, sari.hyytiainen@aidinkielenopettajainliitto.fi, p. 0400 876 548
2. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt
Jäsen- ja asiakasrekisteri
Rekisterissä käsitellään Äidinkielen opettajain liiton jäsenten ja entisten jäsenten sekä liiton ja sen omistaman kustannusyhtiön Laatusanan asiakkaiden tietoja.
3. Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin avulla pidetään yllä jäseniksi liittyneiden jäsenten tietoja ja asiakastietoja. Tietoja päivitetään tarpeen mukaan. Jäsenten osoitetietoja voidaan käyttää äidinkielen ja kirjallisuuden opetukseen liittyvän tiedon välitykseen, ellei jäsen ole kieltänyt tätä. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen lainsäädännöllinen velvoite ylläpitää jäsenrekisteriä.
Liitto ja Laatusana maksavat työryhmiensä jäsenille palkkioita. Niihin liittyvät tiedot säilytetään toiminnanjohtajan tietokoneella lakisääteisen ajan.
Liitto järjestää tapahtumia, joihin voi toisinaan osallistua myös liittoon kuulumattomia henkilöitä. Tapahtumiin ilmoittautuneiden tiedot säilytetään tarkoituksenmukaisen ajan liiton ulkopuolisille suljetuilla verkkosivuilla.
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään liiton jäsenten henkilö-, yhteys- ja työpaikkatietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tietoja. Tiedot ovat seuraavat:
- etu- ja sukunimi
- syntymäaika
- osoite, postinumero ja -toimipaikka
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- jäsennumero
- koulumuoto ja -asteet
- suostumus siihen, että osoitetietoja saa käyttää äidinkielen ja kirjallisuuden opetukseen liittyvän tiedon välittämiseen.
Liiton ja Laatusanan asiakkaiden sekä liiton tapahtumiin ilmoittautuneiden osalta käsitellään seuraavia tietoja:
- etu- ja sukunimi
- osoite, postinumero ja -toimipaikka
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- asiakasnumero
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenyyttä hakevalta henkilöltä hänen täyttäessään jäsenhakemuslomakkeen. Jäsenyyteen liittyvät muutostiedot saadaan jäseneltä. Asiakasrekisterin tiedot saadaan asiakkaalta tilauksen yhteydessä. Tapahtumiin ilmoittautuvien tiedot saadaan ilmoittautumisen yhteydessä.
7. Tietojen suojaaminen ja tietoturva
Sähköisesti käsiteltävät henkilö- ja asiakastiedot on suojattu ja tallennettu FileMaker Pro -jäsenrekisterijärjestelmään ja Yhdistysavaimen ylläpitämien ÄOL:n kotisivujen jäsenalueelle. Näihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja jäsenyyden ja asiakaspalvelun hoitamiseksi. Määritellyillä henkilöillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilö- ja asiakastiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Jäsenellä on liiton verkkosivuille henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joilla hän voi tarkistaa tietonsa ja lähettää muutosilmoituksen jäsentiedoistaan.
8. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Henkilöiden osoitetietoja voidaan luovuttaa äidinkielen ja kirjallisuuden opetukseen liittyvän tiedon välittämiseen, mikäli rekisteröity on antanut siihen luvan. Henkilötietoja voidaan siirtää palveluntarjoajalle jäsenrekisterijärjestelmän ylläpitämiseksi. Jäsenrekisteri-järjestelmää ylläpitävä palveluntarjoaja voi siirtää henkilötietoja lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Henkilö- ja asiakastietojen säilytysaika
Jäsenrekisterissä ja liiton kotisivuilla henkilötietoja säilytetään jäsenyyden ajan.
Henkilötietoja voidaan säilyttää myös pidempään, jos lainsäädäntö sitä edellyttää. Palkka- ja palkkiotiedot säilytetään lain määräämän ajan.
10. Jäsentietojen profilointi
Liitto voi tehdä jäsentietojen perusteella rajauksia, joiden avulla voidaan kohdentaa jäsenpostituksia ja markkinointiviestejä.
11. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yrityksen ulkopuolelle. Osa yrityksen käyttämistä ulkopuolisista palvelun- tai ohjelmistontarjoajista saattaa säilyttää tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
12. Evästeiden (cookies) käyttö liiton verkkosivuilla
Yhdistysavaimen ylläpitämillä ÄOL:n verkkosivuilla käytetään ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka auttaa internet-sivujen ylläpitäjää tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottaa kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistaa yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.
Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta.
On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.
13. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä.
- tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot.
- vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä.
- Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö kirjallisena rekisterin yhteyshenkilölle.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää osoitetietojensa käyttö äidinkielen ja kirjallisuuden opetukseen liittyvään tiedon välitykseen.
14. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
15. Yhteydenotot
Rekisteröidyn tietojen käyttämistä koskevat pyynnöt ja kysymykset tulee tehdä sähköpostitse rekisteriselosteessa ilmoitetulle yhteyshenkilölle.
16. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Tietosuojaselostetta voidaan päivittää lainsäädännön muuttuessa. Tämä seloste on laadittu 2.10.2023.